Préparer le rapport hebdomadaire des indicateurs
Rassembler les chiffres de la semaine, marquer les écarts avec leur explication et les actions, et l’envoyer à ceux qui le lisent.
La tâche en chiffres
- Vous rend
- 5,1 h par moispar équipe ; elle prend aujourd’hui de 6,9 à 14,4 h par mois
- Elmira aujourd’hui
- Accompagne
- Fréquence
- Hebdomadaire
- Qui la fait aujourd’hui
- Analyste
- Version
- Elmira Junior
Ce qui fait mal aujourd’hui.
Il prend une demi-journée chaque semaine, et il arrive déjà vieux.
Recopier à la main introduit des erreurs que personne ne vérifie.
La direction lit la photo de la semaine passée au lieu de regarder le tableau.
Chaque lundi, quelqu’un prépare le rapport de la semaine : il recopie les chiffres de chaque indicateur, colore les écarts, demande aux responsables de les expliquer, ajoute les actions et l’envoie en présentation ou par e-mail. Cela prend une demi-journée, et quand il arrive il est déjà vieux : les chiffres ont changé, et la direction lit une photo de la semaine passée au lieu de regarder le tableau.
Se fait aujourd’hui avec
- Personne experte
- Tableur
- E-mail et messagerie
- Présentation
- Tableau de bord BI
- Gestionnaire de projets
Chaque étape, aujourd’hui et avec Elmira.
Dans Obeyaka, la Matrix et le Board de chaque équipe montrent ses chiffres, ses feux et ses actions, toujours à jour. Sur WhatsApp, Elmira vous résume la semaine d’une équipe quand vous le lui demandez.
| Étape | Aujourd’hui | Avec Elmira |
|---|---|---|
| Recopier les chiffres de chaque indicateur | Tableur, Tableau de bord BI30 min – 1 h | Automatique |
| Marquer les écarts | Tableur10 min – 20 min | Automatique |
| Demander à chaque responsable d’expliquer son écart | E-mail et messagerie20 min – 45 min | Toujours à la main |
| Ajouter les actions en cours | Tableur, Gestionnaire de projets10 min – 20 min | Automatique |
| Rédiger le résumé de la semaine | Personne experte, Présentation20 min – 40 min | |
| L’envoyer à ceux qui le lisent | E-mail et messagerie, Présentation5 min – 15 min | Obeyaka (web) |
La conversation
- Matías, analyste amélioration continue
Elmira, résume-moi la semaine de la Maintenance.
La Maintenance a 4 objectifs : 2 sains, 1 à risque et 1 critique. Le critique est « Réduire les heures d’arrêt », avec 31 heures la semaine 41, contre 30 la semaine 40. Il a 3 actions en cours, dont une en retard : la révision du compresseur 2, confiée à Jorge Muñoz, prévue le 6 octobre.
- Matías, analyste amélioration continue
Parfait. Je le transfère au directeur.
Cela arrive à votre équipe ?
Réservez une démo et nous vous montrons Elmira en train de faire cette tâche.
Plus de cas de indicateurs et mesure
- Répondre où en est un indicateurChaque question interrompt ce que l’analyste était en train de faire.
- Collecter les données des indicateursLe chiffre arrive en retard, ou jamais, et la réunion commence sans lui.
- Signaler les écarts à tempsQuand on est pressé, personne ne vérifie, et l’écart apparaît à la réunion du mois.